por Vicente | May 16, 2024 | COMUNIDAD DE PROPIETARIOS
Un administrador de fincas cliente nuestro, nos traslada una solicitud de acceso a documentación de la comunidad, efectuada por un propietario, que solicita lo siguiente:
1.- Libro de actas de la Junta de Propietarios correspondiente a los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
2.- Libros contables de la comunidad correspondientes a los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
3.- Facturas pagadas por la Comunidad de Propietarios correspondientes a los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
4.- Contratos de Servicios efectuados por la Comunidad en los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
5.- Estatutos de la Comunidad de Propietarios.
6.- Reglamento de Régimen Interior (si lo hubiere).
La solicitud se efectúa al amparo del Art. 20.1 e) de la Ley de Propiedad Horizontal que dispone que corresponde al Administrador custodiar a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad.
La Agencia de Protección de Datos, en base a lo dispuesto en el referenciado Art. 20.1 e) de la LPH, atendiendo a los principios de proporcionalidad y finalidad considera lícita la comunicación de ciertos datos, a los efectos de comprobación de una correcta gestión y buen gobierno de la Comunidad de Propietarios. Pero ello no exime al administrador de adoptar ciertas cautelas respecto a la documentación solicitada, para asegurar que la atención de la solicitud de documentación es compatible con la legislación de protección de datos.
En este caso las precauciones y medidas que recomendamos son las siguientes:
1. Libro de actas de la Junta de Propietarios
Precauciones:
Las actas de las juntas suelen contener información personal de los propietarios, como nombres, direcciones y, en algunos casos, datos económicos.
Medidas: Revisar y censurar cualquier dato personal que no sea estrictamente necesario para el ejercicio del derecho de acceso. Se debe evitar compartir datos personales de otros propietarios que no sean pertinentes para la solicitud.
2. Libros contables de la comunidad
Precauciones:
Los libros contables pueden incluir información detallada sobre pagos realizados por los propietarios y sus datos personales.
Medidas: Censurar o anonimizar los datos personales de los propietarios en los movimientos contables. Solo se debe proporcionar la información que sea relevante para la transparencia y la rendición de cuentas de la comunidad, evitando exponer datos personales innecesarios.
En el caso de devoluciones de recibos bancarios o de transferencias recibidas de propietarios, recomendamos censurar el nombre del propietario. El administrador debe informar de los saldos pendientes de pago antes de la junta general, pero está obligado a guardar la privacidad respecto de los propietarios que impagaron alguna cuota y lo regularizaron antes de la junta general.
3. Facturas pagadas por la Comunidad de Propietarios
Precauciones:
Las facturas pueden contener datos personales de los proveedores, así como detalles sobre los servicios prestados.
Medidas: Revisar las facturas para asegurar que no se incluyan datos personales no necesarios. En el caso de proveedores autónomos, se debe tener especial cuidado en no exponer información como números de identificación fiscal, direcciones personales, etc.
4. Contratos de Servicios efectuados por la Comunidad
Precauciones:
Los contratos pueden contener datos personales de los proveedores o trabajadores autónomos.
Medidas: Anonimizar o censurar los datos personales de los contratistas o empleados autónomos en los contratos. Proporcionar solo la información relevante para entender los términos del servicio contratado.
5. Estatutos de la Comunidad de Propietarios
Precauciones:
Los estatutos suelen ser documentos públicos de la comunidad que no contienen datos personales.
Medidas: No suelen requerir censura, pero es recomendable revisar el documento para asegurarse de que no contenga información personal no necesaria.
6. Reglamento de Régimen Interior (si lo hubiere)
Precauciones:
Al igual que los estatutos, este documento normalmente no incluye datos personales.
Medidas: Revisar y asegurarse de que no contenga datos personales antes de proporcionarlo.
Consideraciones Adicionales
Principio de Minimización de Datos: Proporcionar únicamente la información mínima necesaria para cumplir con la solicitud de acceso.
Confidencialidad: Asegurar que toda la documentación se maneje con la máxima confidencialidad y se entregue de manera segura para evitar accesos no autorizados.
El administrador de fincas debe actuar con diligencia y asegurar que el cumplimiento de la solicitud de acceso respete los principios de protección de datos establecidos en la LOPDGDD, garantizando así la privacidad y seguridad de los datos personales de todos los propietarios y terceros involucrados.
por Vicente | Ago 11, 2023 | COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, VIDEOVIGILANCIA
En una comunidad de propietarios hay zonas privadas (como el interior de cada vivienda o local) pero también existen zonas comunes, como la entrada, pasillos, escaleras, zonas de garaje, ascensores, jardines, piscina, etc.
Una pregunta frecuente es si un propietario de una comunidad, puede instalar cámaras de videovigilancia en su propiedad que graben las zonas comunes de la comunidad.
La respuesta corta es NO. Las zonas comunes son propiedad de toda la comunidad, y la instalación de elementos de videovigilancia que graben estas zonas ha de estar previamente aprobada por acuerdo de la junta de propietarios de la comunidad. Será necesario acuerdo por mayoría simple de los asistentes.
En ese caso el responsable del tratamiento de videovigilancia será la propia comunidad de propietarios, que deberá adoptar todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar el cumplimiento de la legislación: Actualizar su registro de tratamiento de datos, instalar adecuadamente las cámaras, firmar contratos de encargado del tratamiento con el proveedor que mantenga el sistema de videovigilancia, disponer de un procedimiento adecuado para ejercer los derechos de los interesados, etc.
Un propietario puede instalar cámaras de videovigilancia dentro de su propiedad, siempre y cuando dichas cámaras graben exclusivamente su propiedad privada.
Pero si un propietario decide instalar cámaras en su propiedad que graban las zonas comunes, estará invadiendo el derecho a la intimidad del resto de propietarios, y por tanto puede ser sancionado. Existen distintos precedentes en que la Agencia de Protección de Datos sanciona a un propietario por estas prácticas. Por ejemplo, ver procedimiento sancionador 00439-2022.
por Vicente | Dic 15, 2022 | PROTECCION DATOS
Un cliente, administrador de fincas profesional, nos presenta la siguiente duda:
El presidente de una comunidad de propietarios que administra, le ha pedido que le entregue una serie de documentación con datos personales de los propietarios, y el administrador duda de si debe o no hacerlo.
Comentamos nuestro planteamiento:
En una comunidad de propietarios, el representante legal es el presidente.
El presidente ha de ser uno de los propietarios. Generalmente se nombra por turno rotatorio y por periodos cortos de tiempo (habitualmente un año).
Estas circunstancias hacen que normalmente el cargo recaiga sobre personas que carecen de la formación necesaria en gestión, administración de fincas, o protección de datos.
Por ello la sabia decisión que adoptan muchas comunidades de propietarios es contratar un administrador de fincas profesional, que se encargue de toda la gestión de la comunidad, quedando la función del presidente a la mera supervisión del trabajo realizado por el administrador.
En materia de protección de datos de carácter personal, la forma más recomendable es que el administrador sea el único encargado de tratar los datos personales de la comunidad, ya que al ser un cargo profesional y remunerado, recae exclusivamente en él la responsabilidad y el trabajo administrativo, liberando de ambos al presidente.
En algunas ocasiones, el presidente solicita al administrador datos personales que custodia el administrador.
El presidente, es un representante que actúa por delegación. La responsabilidad de sus actuaciones recae directamente sobre la comunidad (que sería la que recibiría una sanción en caso de tratamiento indebido de datos personales).
Es por ello que nuestro criterio recomendado es que ante una solicitud de documentación del presidente, el administrador actúe siguiendo los mismos principios que si la solicitud la realizase cualquier otro propietario. Ya que la responsabilidad del administrador la tiene frente a toda la asamblea de propietarios que lo nombró, no sólo ante el presidente.
El artículo 20 e) de la Ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal, dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Ahora bien, el acceso de los titulares (propietarios) a la información de la comunidad no es libre ni directo, tal y como explica la Agencia Española de Protección de Datos en su consulta vinculante disponible en esta URL:
https://www.aepd.es/es/preguntas-frecuentes/9-comunidades-de-propietarios/FAQ-0906-puede-tener-acceso-un-propietario-a-los-gastos-de-su-comunidad
El administrador, habitualmente solicita nuestra asistencia como empresa especializada en protección de datos, para valorar cada solicitud de información a fin de determinar si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.
En caso de que consideremos procedente proporcionar el acceso a la documentación solicitada, el receptor (presidente o propietario) deberá firmar un acuse de recibo en el que se le informe de sus obligaciones y en el que se comprometa a mantener indemne a la Comunidad en caso de incumplimiento de las mismas.
En Adelopd tenemos disponible para cada comunidad de propietarios los formatos recomendados para cada uno de estos procesos:
- Solicitud de información.
- Acuse de recibo de documentación
Podemos ser tus especialistas en protección de datos para administradores de fincas.
por Vicente | Mar 17, 2021 | COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, SANCIONES
La AEPD ha sancionado con 15.000 euros a una Comunidad de Propietarios por publicar en el ascensor de la Comunidad el acta de una reunión. (Ver sanción AEPD)
Las actas se deben enviar individualmente a cada propietario, y la ley sólo contempla su exposición en el tablón de anuncios en caso de que la comunicación a un propietario haya sido imposible (siempre que esté acreditado de forma fehaciente).
Aún así, esa exposición pública está sometida a una serie de criterios, respetando unos plazos para hacer compatible la Ley de Propiedad Horizontal con la Legislación en materia de protección de datos.
Como además, la Comunidad no tiene entidad jurídica, ahora todos los propietarios son responsables solidariamente del pago de la sanción, por lo que deberán realizar una derrama extraordinaria para el pago de la misma.
Además, como menciona alguna fuente, si la finca tiene Administrador, que determina los objetivos y medios del tratamiento de los datos personales, es posible que sea corresponsable de la infracción según el artículo 26 del RGPD.
En Adelopd ayudamos a Administradores y a Comunidades de Propietarios a cumplir la legislación de protección de datos, previniendo este tipo de incumplimientos que pueden derivar en sanciones muy elevadas.
Para ampliar información de nuestro servicio: https://www.adelopd.com/proteccion-de-datos-administradores-de-fincas/
Imagen: Gabriel Ruiz Araoz, CC BY-SA 4.0 https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0, via Wikimedia Commons
por Vicente Ribes | Feb 20, 2013 | COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, PROTECCION DATOS, SANCIONES, SPAM
Una comunidad de propietarios cliente nos pregunta si es posible publicar en el tablón de anuncios datos de propietarios morosos.
La norma general es que no se pueden divulgar datos personales sin el consentimiento del interesado, salvo que una norma con rango de ley lo ampare. De hecho, la publicación de datos de morosos en el tablón de anuncios de una comunidad de propietarios es fuente habitual de denuncias y sanciones por parte de la AGPD.
Se podrá (y deberá) publicarse de forma accesible a terceros unicamente en el supuesto recogido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal, apartado h) párrafo segundo,
Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior (domicilio indicado por el propietario), se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente. La notificación practicada de esta forma producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales.
Por tanto, la comunidad sólo podrá publicar en el tablón la notificación a un propietario moroso cuando haya intentado la notificación en el domicilio y haya resultado infructuosa.
Eso sí, la comunidad no podrá tener expuesta esa notificación por tiempo indefinido, puesto que sería un uso excesivo. Deberá tenerla publicada sólo durante tres días naturales, el tiempo estrictamente necesario para que produzca efectos jurídicos, y se considere la comunicación realizada.
