Grabación de zonas comunes en una comunidad de propietarios

En una comunidad de propietarios hay zonas privadas (como el interior de cada vivienda o local) pero también existen zonas comunes, como la entrada, pasillos, escaleras, zonas de garaje, ascensores, jardines, piscina, etc.

Una pregunta frecuente es si un propietario de una comunidad, puede instalar cámaras de videovigilancia en su propiedad que graben las zonas comunes de la comunidad.

La respuesta corta es NO. Las zonas comunes son propiedad de toda la comunidad, y la instalación de elementos de videovigilancia que graben estas zonas ha de estar previamente aprobada por acuerdo de la junta de propietarios de la comunidad. Será necesario acuerdo por mayoría simple de los asistentes.

En ese caso el responsable del tratamiento de videovigilancia será la propia comunidad de propietarios, que deberá adoptar todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar el cumplimiento de la legislación: Actualizar su registro de tratamiento de datos, instalar adecuadamente las cámaras, firmar contratos de encargado del tratamiento con el proveedor que mantenga el sistema de videovigilancia, disponer de un procedimiento adecuado para ejercer los derechos de los interesados, etc.

Un propietario puede instalar cámaras de videovigilancia dentro de su propiedad, siempre y cuando dichas cámaras graben exclusivamente su propiedad privada.

Pero si un propietario decide instalar cámaras en su propiedad que graban las zonas comunes, estará invadiendo el derecho a la intimidad del resto de propietarios, y por tanto puede ser sancionado. Existen distintos precedentes en que la Agencia de Protección de Datos sanciona a un propietario por estas prácticas. Por ejemplo, ver procedimiento sancionador 00439-2022.

Entrega de información al presidente de la comunidad de propietarios

Un cliente, administrador de fincas profesional, nos presenta la siguiente duda:

El presidente de una comunidad de propietarios que administra, le ha pedido que le entregue una serie de documentación con datos personales de los propietarios, y el administrador duda de si debe o no hacerlo.

Comentamos nuestro planteamiento:

En una comunidad de propietarios, el representante legal es el presidente.

El presidente ha de ser uno de los propietarios. Generalmente se nombra por turno rotatorio y por periodos cortos de tiempo (habitualmente un año).

Estas circunstancias hacen que normalmente el cargo recaiga sobre personas que carecen de la formación necesaria en gestión, administración de fincas, o protección de datos.

Por ello la sabia decisión que adoptan muchas comunidades de propietarios es contratar un administrador de fincas profesional, que se encargue de toda la gestión de la comunidad, quedando la función del presidente a la mera supervisión del trabajo realizado por el administrador.

En materia de protección de datos de carácter personal, la forma más recomendable es que el administrador sea el único encargado de tratar los datos personales de la comunidad, ya que al ser un cargo profesional y remunerado, recae exclusivamente en él la responsabilidad y el trabajo administrativo, liberando de ambos al presidente.

En algunas ocasiones, el presidente solicita al administrador datos personales que custodia el administrador.

El presidente, es un representante que actúa por delegación. La responsabilidad de sus actuaciones recae directamente sobre la comunidad (que sería la que recibiría una sanción en caso de tratamiento indebido de datos personales).

Es por ello que nuestro criterio recomendado es que ante una solicitud de documentación del presidente, el administrador actúe siguiendo los mismos principios que si la solicitud la realizase cualquier otro propietario. Ya que la responsabilidad del administrador la tiene frente a toda la asamblea de propietarios que lo nombró, no sólo ante el presidente.

El artículo 20 e) de la Ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal, dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

Ahora bien, el acceso de los titulares (propietarios) a la información de la comunidad no es libre ni directo, tal y como explica la Agencia Española de Protección de Datos en su consulta vinculante disponible en esta URL:

https://www.aepd.es/es/preguntas-frecuentes/9-comunidades-de-propietarios/FAQ-0906-puede-tener-acceso-un-propietario-a-los-gastos-de-su-comunidad

El administrador, habitualmente solicita nuestra asistencia como empresa especializada en protección de datos, para valorar cada solicitud de información a fin de determinar si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.

En caso de que consideremos procedente proporcionar el acceso a la documentación solicitada, el receptor (presidente o propietario) deberá firmar un acuse de recibo en el que se le informe de sus obligaciones y en el que se comprometa a mantener indemne a la Comunidad en caso de incumplimiento de las mismas.

En Adelopd tenemos disponible para cada comunidad de propietarios los formatos recomendados para cada uno de estos procesos:

  • Solicitud de información.
  • Acuse de recibo de documentación

Podemos ser tus especialistas en protección de datos para administradores de fincas.

Sanción de 15.000 a comunidad de propietarios

Sanción de 15.000 a comunidad de propietarios

La AEPD ha sancionado con 15.000 euros a una Comunidad de Propietarios por publicar en el ascensor de la Comunidad el acta de una reunión. (Ver sanción AEPD)

Las actas se deben enviar individualmente a cada propietario, y la ley sólo contempla su exposición en el tablón de anuncios en caso de que la comunicación a un propietario haya sido imposible (siempre que esté acreditado de forma fehaciente).

Aún así, esa exposición pública está sometida a una serie de criterios, respetando unos plazos para hacer compatible la Ley de Propiedad Horizontal con la Legislación en materia de protección de datos.

Como además, la Comunidad no tiene entidad jurídica, ahora todos los propietarios son responsables solidariamente del pago de la sanción, por lo que deberán realizar una derrama extraordinaria para el pago de la misma.

Además, como menciona alguna fuente, si la finca tiene Administrador, que determina los objetivos y medios del tratamiento de los datos personales, es posible que sea corresponsable de la infracción según el artículo 26 del RGPD.

En Adelopd ayudamos a Administradores y a Comunidades de Propietarios a cumplir la legislación de protección de datos, previniendo este tipo de incumplimientos que pueden derivar en sanciones muy elevadas.

Para ampliar información de nuestro servicio: https://www.adelopd.com/proteccion-de-datos-administradores-de-fincas/

Imagen: Gabriel Ruiz Araoz, CC BY-SA 4.0 https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0, via Wikimedia Commons

¿Pueden sancionar a una comunidad por publicar en el tablón los datos de morosos?

Una comunidad de propietarios cliente nos pregunta si es posible publicar en el tablón de anuncios datos de propietarios morosos.

La norma general es que no se pueden divulgar datos personales sin el consentimiento del interesado, salvo que una norma con rango de ley lo ampare. De hecho, la publicación de datos de morosos en el tablón de anuncios de una comunidad de propietarios es fuente habitual de denuncias y sanciones por parte de la AGPD.

Se podrá (y deberá) publicarse de forma accesible a terceros unicamente en el supuesto recogido en el  artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal, apartado h) párrafo segundo,

Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior (domicilio indicado por el propietario), se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente. La notificación practicada de esta forma producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales.

Por tanto, la comunidad sólo podrá publicar en el tablón la notificación a un propietario moroso cuando haya intentado la notificación en el domicilio y haya resultado infructuosa.

Eso sí, la comunidad no podrá tener expuesta esa notificación por tiempo indefinido, puesto que sería un uso excesivo. Deberá tenerla publicada sólo durante tres días naturales, el tiempo estrictamente necesario para que produzca efectos jurídicos, y se considere la comunicación realizada.