Obligaciones protección datos alquiler viviendas turísticas

La actividad de alquiler de viviendas turísticas (en Airbnb, booking, etc) está obligada a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. Y hacerlo compatible con el resto de leyes que afectan a esta actividad (leyes autonómicas de turismo, Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana., etc)

Información a interesados

Ya no sirve el viejo truco de poner en todos los formularios un “Acepto las condiciones de protección de datos” y un enlace a un documento enrevesado de 90 páginas, que nadie acaba de entender.

La legislación de protección de datos obliga a informar a los interesados en cualquier momento en que recabemos datos. Tanto en formularios web, contrato de alquiler vacacional, hoja de registro de huéspedes, etc.

Tienes que poder demostrar que has informado al interesado “como el RGPD manda”.

En cada formulario hay que indicar:

– Responsable: A quién van a parar esos datos.

– Finalidad: Para qué vas a utilizar esos datos.

– Legitimación: (ejecución de un contrato, consentimiento, obligación legal…)

– Destinatarios (a quién se van a comunicar esos datos)

– Derechos: (Una breve referencia)

– Más información: URL o lugar donde tiene la “segunda capa” con toda la información detallada.

¿Quién es el «dueño» de los datos?

El «dueño» (Responsable del Tratamiento) tendrá el derecho de poder utilizar los datos de los clientes para enviarles información comercial a posteriori y conseguir ventas recurrentes.

En este sector, muchas veces confluyen distintos agentes económicos:

• Propietarios de inmuebles, personas físicas o sociedades patrimoniales.
• Portales de internet especializados en captación de leads.
• Portales de reservas de internet (Booking, Airbnb, TopRural, etc).
• Empresas locales, con motor de reservas propio o con motor de reservas como servicio.
• Inmobiliarias.

La titularidad de los datos personales puede ser de:

• Un único responsable: (Responsable del tratamiento) que será el titular único, y los demás tratarán los datos por encargo de este, (sin ser jamás titulares).
• Varios responsables: El primero que capta los datos personales (Responsable del tratamiento) recaba el consentimiento para poderlos comunicar a otros Responsables del tratamiento, o bien informa al cliente que la comunicación a otros responsables es imprescindible para poder contratar el servicio.
• Varios corresponsables: Es un formato similar al anterior, pero donde el ejercicio de derechos puede ir dirigido a uno solo de ellos, porque tienen un mayor grado de integración (suele ocurrir en grupos de empresas)

Depende de quién y cómo redacte los contratos que regulan la relación entre los distintos agentes económicos (y de cómo informe a los clientes), los datos tendrán un único dueño, o varios.

Somos expertos en el sector y podemos ayudarte.

Videovigilancia

Si alguna vivienda turística tiene instalado (o está previsto) instalar un sistema de videovigilancia, hemos de reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:

• Para que contenga toda la información requerida en la legislación,
• Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.

Este sistema nos permite reaccionar rápidamente ante cambios que se produzcan en tu empresa o vivienda, o ante novedades que publique la Agencia Española de Protección de Datos.

Responsabilidad Activa

La disposición adicional decimoctava de la LOPD establece que:

La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa establecidas en el Título IV del Reglamento (UE) 2016/679 y en el Título V de esta ley orgánica.

Ahora las obligaciones no son sólo las que pone el BOE. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, la obligación de cada empresa es estar pendiente de todo lo que vaya publicando la Agencia Española de Protección de Datos.

Si tu empresa quiere PODER DEMOSTRAR que cumple este principio de responsabilidad activa, tienes dos opciones:

1. Asignar uno de los empleados, (preferiblemente un experto en protección de datos) para que revise periódicamente todas las publicaciones de la AEPD y decida qué es lo que resulta de aplicación, y lo implemente en la empresa.
2. Encargar este trabajo a una empresa especializada en protección de datos.

Registro de actividades de Tratamiento

Cada empresa de alquiler turístico ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado “Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales”, en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Transferencias internacionales
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos que tu vivienda turística está obligada a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

¿Qué textos legales debe incluir el formulario on-line de reserva, el contrato de alquiler y la hoja de check-in (registro de entrada de viajeros) para hacer compatible las leyes que regulan la actividad con la Ley de Protección de Datos?

¿Está legitimado para enviar información comercial a los que han sido sus huéspedes?

Te aconsejamos los mejores procedimientos para que tu empresa maximice la rentabilidad cumpliendo la legislación de protección de datos.

Para cualquier duda que surja en tu vivienda turística, estamos a tu disposición.

Asistencia en caso de Inspección

Asistimos a tu vivienda turística para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos,

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu vivienda turística.