Un administrador de fincas cliente nuestro, nos traslada una solicitud de acceso a documentación de la comunidad, efectuada por un propietario, que solicita lo siguiente:
1.- Libro de actas de la Junta de Propietarios correspondiente a los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
2.- Libros contables de la comunidad correspondientes a los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
3.- Facturas pagadas por la Comunidad de Propietarios correspondientes a los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
4.- Contratos de Servicios efectuados por la Comunidad en los ejercicios 2023 y 2024 (en curso).
5.- Estatutos de la Comunidad de Propietarios.
6.- Reglamento de Régimen Interior (si lo hubiere).
La solicitud se efectúa al amparo del Art. 20.1 e) de la Ley de Propiedad Horizontal que dispone que corresponde al Administrador custodiar a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad.
La Agencia de Protección de Datos, en base a lo dispuesto en el referenciado Art. 20.1 e) de la LPH, atendiendo a los principios de proporcionalidad y finalidad considera lícita la comunicación de ciertos datos, a los efectos de comprobación de una correcta gestión y buen gobierno de la Comunidad de Propietarios. Pero ello no exime al administrador de adoptar ciertas cautelas respecto a la documentación solicitada, para asegurar que la atención de la solicitud de documentación es compatible con la legislación de protección de datos.
En este caso las precauciones y medidas que recomendamos son las siguientes:
1. Libro de actas de la Junta de Propietarios
Precauciones:
Las actas de las juntas suelen contener información personal de los propietarios, como nombres, direcciones y, en algunos casos, datos económicos.
Medidas: Revisar y censurar cualquier dato personal que no sea estrictamente necesario para el ejercicio del derecho de acceso. Se debe evitar compartir datos personales de otros propietarios que no sean pertinentes para la solicitud.
2. Libros contables de la comunidad
Precauciones:
Los libros contables pueden incluir información detallada sobre pagos realizados por los propietarios y sus datos personales.
Medidas: Censurar o anonimizar los datos personales de los propietarios en los movimientos contables. Solo se debe proporcionar la información que sea relevante para la transparencia y la rendición de cuentas de la comunidad, evitando exponer datos personales innecesarios.
En el caso de devoluciones de recibos bancarios o de transferencias recibidas de propietarios, recomendamos censurar el nombre del propietario. El administrador debe informar de los saldos pendientes de pago antes de la junta general, pero está obligado a guardar la privacidad respecto de los propietarios que impagaron alguna cuota y lo regularizaron antes de la junta general.
3. Facturas pagadas por la Comunidad de Propietarios
Precauciones:
Las facturas pueden contener datos personales de los proveedores, así como detalles sobre los servicios prestados.
Medidas: Revisar las facturas para asegurar que no se incluyan datos personales no necesarios. En el caso de proveedores autónomos, se debe tener especial cuidado en no exponer información como números de identificación fiscal, direcciones personales, etc.
4. Contratos de Servicios efectuados por la Comunidad
Precauciones:
Los contratos pueden contener datos personales de los proveedores o trabajadores autónomos.
Medidas: Anonimizar o censurar los datos personales de los contratistas o empleados autónomos en los contratos. Proporcionar solo la información relevante para entender los términos del servicio contratado.
5. Estatutos de la Comunidad de Propietarios
Precauciones:
Los estatutos suelen ser documentos públicos de la comunidad que no contienen datos personales.
Medidas: No suelen requerir censura, pero es recomendable revisar el documento para asegurarse de que no contenga información personal no necesaria.
6. Reglamento de Régimen Interior (si lo hubiere)
Precauciones:
Al igual que los estatutos, este documento normalmente no incluye datos personales.
Medidas: Revisar y asegurarse de que no contenga datos personales antes de proporcionarlo.
Consideraciones Adicionales
Principio de Minimización de Datos: Proporcionar únicamente la información mínima necesaria para cumplir con la solicitud de acceso.
Confidencialidad: Asegurar que toda la documentación se maneje con la máxima confidencialidad y se entregue de manera segura para evitar accesos no autorizados.
El administrador de fincas debe actuar con diligencia y asegurar que el cumplimiento de la solicitud de acceso respete los principios de protección de datos establecidos en la LOPDGDD, garantizando así la privacidad y seguridad de los datos personales de todos los propietarios y terceros involucrados.
