Añadir empleado a grupo de Whatsapp o Telegram

Añadir empleado a grupo de Whatsapp o Telegram

Una pregunta recurrente es si una empresa puede utilizar grupos de Whatsapp o Telegram para coordinar la actividad, obligando o solicitando el consentimiento de sus empleados para ello. Veamos los casos posibles:

CASO 1: Dispositivo y número de teléfono proporcionados por la empresa.

En este caso no hay ningún inconveniente. La empresa tiene la facultad de decidir qué herramientas organizativas utiliza, y puede establecer que los teléfonos de empresa deben tener instalado la aplicación Whatsapp y/o Telegram, y dar de alta los grupos que considere, para organizarse como quiera.

CASO 2: Dispositivo y/o número de teléfono proporcionados por el trabajador

Este caso es mucho más delicado.

La empresa no puede obligar al trabajador a utilizar ni su dispositivo ni su número de teléfono personal para actividades relacionadas con el trabajo.

El Estatuto de los Trabajadores establece que  “la ajenidad propia del contrato de trabajo implica, entre otras cosas, la ajenidad en los medios, lo que implica que es el empleador el que tiene que proporcionar al trabajador los medios necesarios para el desenvolvimiento de su relación laboral”

El Comité Europeo de Protección de Datos en sus “Directrices 5/2020 sobre el consentimiento en el sentido del RGPD”, afirma que “con el artículo 7, apartado 4, en vigor, será más difícil que el responsable del tratamiento demuestre que el interesado ha dado su consentimiento libremente”.

En este caso, la única manera segura para la empresa es llegar a un pacto con el trabajador y financiar parte del coste que este soporta, en la línea de teléfono o en el dispositivo. Ejemplos:

  • El trabajador paga el coste de la línea de teléfono y la empresa proporciona el dispositivo.
  • La empresa paga una cantidad de entre 50 y 150 euros anuales al trabajador a cambio de que este utilice su número de teléfono y su dispositivo.

Videovigilancia para control laboral

Algunas empresas aprovechan la instalación de cámaras de videovigilancia no sólo para mejorar la seguridad del perímetro de la empresa, sino que instalan cámaras interiores  para controlar el trabajo de sus empleados.

Esta circunstancia resulta especialmente molesta a algunos trabajadores a los que incomoda que su jefe les pueda vigilar durante toda su jornada laboral.

Ahora bien ¿es lícito instalar videocámaras para el control laboral o puede constituir una infracción contra la LOPD?

Algunos trabajadores han denunciado a su empresa por instalar estas cámaras de videovigilancia sin su consentimiento y la AGPD se ha pronunciado al respecto, concluyendo que cualquier empresa puede hacerlo siempre que:

1) Se haya informado fehacientemente  a los trabajadores de que estas cámaras pueden utilizarse para el control laboral, además de para la vigilancia de seguridad, propiamente dicha. (Nótese que dice informar, no pedir permiso)

2) La empresa cumpla los requisitos establecidos en la LOPD siguiendo los pasos de la Guía de Videovigilancia que ha publicado la AEPD.

Ahora bien, ¿La empresa puede instalar cámaras ocultas sin informar a sus empleados?

En ciertas ocasiones la empresa puede instalar temporalmente cámaras ocultas para tratar de obtener pruebas de comportamiento desleal (ej: robo de mercaderías).

La finalidad era verificar las fundadas sospechas de la empresa sobre la conducta de los trabajadores, sospechas que efectivamente resultaron corroboradas por las grabaciones realizadas, así como tener una prueba fehaciente de la comisión de tales infracciones por si el trabajador impugnase la sanción de despido disciplinario impuesto por la empleadora.

Hay varias sentencias de los juzgados de lo social en las que legitiman este comportamiento: El objetivo de la instalación temporal de cámaras ocultas era obtener pruebas contra un empleado que estaba sustrayendo productos de la empresa. El Juzgado lo aceptó como medio válido de prueba para justificar el despido objetivo del trabajador.

¿El hecho de informar a los trabajadores protege completamente a la empresa?

Hasta cierto punto. Una vez cumplidos los requisitos formales que impone la LOPD, y de informar a los trabajadores, la empresa está blindada frente a denuncias por inclumplimento de la LOPD, pero no está exenta de ciertos riesgos:

El dueño de una farmacia decidió instalar cámaras para controlar la labor de los dependientes, observar sus quehaceres diarios y llamar en ocasiones para dar instrucciones a los mismos sobre su relación con los clientes.

Uno de sus empleados lo denunció ante el Juzgado de lo Social y tras varios recursos, concluyó en la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Valenciana, de 3 de mayo de 2012. (Ver aquí la sentencia)

En esta sentencia  el magistrado interpreta que la instalación de cámaras de vigilancia que permita, con el único fin de controlar el trabajo, la grabación continuada e indiscriminada de la actividad productiva, implica la vulneración del derecho a la intimidad, ya que la mera utilidad o conveniencia para la empresa no legitima sin más la instalación de aparatos de grabación de imágenes, al existir otros medios para comprobar si los trabajadores cumplen adecuadamente con su deber de prestar servicios, como la utilización de medios automáticos de control de entrada y salida del centro de trabajo o de verificación de la venta de productos, etc.

De hecho el trabajador pudo dejar de ir a trabajar y solicitar la extinción de su contrato laboral con derecho a las indemnizaciones señaladas para el despido improcedente.

Geolocalización GPS de empleados

Un cliente nos plantea la posibilidad de instalar un software de control GPS en tiempo real en el teléfono móvil de empresa que proporciona a sus empleados.

La legislación laboral obliga a cada empresa a tratar datos de sus empleados: Para hacerles el contrato, para pagarles la nómina, parar presentar los seguros sociales, etc.

Ahora bien, el tratamiento de otro tipo de datos que no es obligatorio por ley, ha de tener una justificación distinta. Para aclarararlo, la AEPD publicó una Guía de la Protección de Datos en las relaciones laborales

Este tratamiento en concreto (Geolocalización) la AEPD lo aborda en la página 31 de esta guía.

Ahí podemos ver los requisitos para este tratamiento:

Geolocalización (art. 90)
– Tratamientos legitimados en el art .6.1.b RGPD, en relación con las facultades de control
reconocidas al empleador en el art.20.3 del ET
– Informar de forma previa, incluyendo a los representantes
– Minimización de datos: desactivación cuando sea necesario; horas de inicio y fin de la actividad
– Proporcionalidad: necesario por el tipo de actividad
– Informar del ejercicio derechos protección datos: Acceso, rectificación, limitación, supresión
– Requiere una evaluación de impacto sobre la protección de datos.
– Medios proporcionados por la empresa

Para asegurar la compatibilidad de la medida propuesta con el estricto cumplimiento de la legislación de protección de datos es necesario realizar una Evaluación de impacto sobre la protección de datos, que determine, qué puestos de trabajo deberían utilizarla, y en su caso, marque un protocolo de actuación para evitar el tratamiento excesivo de datos personales.

EJEMPLO: Puede ocurrir que un trabajador informe a la empresa que va al médico. Para justificar las horas deberá aportar un justificante médico de asistencia. En ese tiempo es importante que desactive la función de geolocalización, de otro modo, quedaría registrado que ha estado dos horas en el Instituto de Oncología, aportando datos excesivos que la empresa no necesita y no debería tratar.

Qué hacer si un empleado se niega a firmar el compromiso de confidencialidad

Una de las obligaciones que tiene una empresa cuando implanta la gestión de la protección de datos es la de que todos sus trabajadores firmen el compromiso de confidencialidad.

Este documento suele ser diferente si el trabajador trata datos (como todos los que tienen equipos informáticos) o no debe tratarlos, pero por su trabajo puede tener acceso (por ejemplo, los mozos de almacén que no manejan ordenador pero sí ven las etiquetas de envío con el nombre y dirección de los clientes).

La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de Derechos Digitales obliga a las empresas en su artículo 5:

Artículo 5. Deber de confidencialidad.
1. Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679.
2. La obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable.
3. Las obligaciones establecidas en los apartados anteriores se mantendrán aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento.

¿Qué hacer si un trabajador se niega a firmar el compromiso de confidencialidad? ¿Se le puede obligar?

Sí. Y hay precedentes legales de despido de un trabajador por negarse a firmar el compromiso de confidencialidad. El Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en esta sentencia, avala el despido de una trabajadora por negarse a firmar dicho documento.

Fotografías de empleados en página web de la empresa

Una pregunta recurrente que nos hacen muchos clientes es si pueden incluir fotografías de sus empleados en la web corporativa de la empresa.

El artículo 6.2 de la LOPD que dice que “No será necesario el consentimiento cuando los datos de carácter personal se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento.” De modo que la legitimación para el tratamiento de los datos citados la tiene el empresario cuando el mismo se realiza dentro del ámbito laboral y para el desenvolvimiento de la relación laboral.

Ahora bien, el tratamiento de la imagen de los trabajadores con fines de promocionar la empresa NO está enmarcado dentro de la gestión laboral del personal, por lo que es necesaria una autorización de los trabajadores afectados para poder tratar sus datos de imagen.

Es decir, la publicación de las fotografías en la página web supone en la práctica una cesión de datos, por lo que será necesario hacerlo constar en la autorización que ha de otorgar cada empleado. Hemos de tener en cuenta que el trabajador es libre de prestar dicho consentimiento, no pudiendo ser obligado por parte de la empresa.

Es más, el consentimiento otorgado por los trabajadores es revocable en cualquier momento. La empresa tiene la obligación de retirar dicha imagen de la web cuando el trabajador lo solicite formalmente.

Cuestión diferente sería si se hubiese otorgado una contraprestación económica al trabajador, y se hubiese plasmado dentro de un contrato de cesión de derechos de imagen. En ese caso el trabajador no tendría derecho a solicitar la retirada de la fotografía.