Publicidad en Google o Facebook para tus clientes

Publicidad en Google o Facebook para tus clientes

¿Quieres vender más a los que ya son tus clientes?

Te hablo de personas que ya te han comprado y de los que ya tienes sus datos (especialmente su dirección de correo electrónico).

  • Clientes que han comprado en tu web.
  • Clientes de tu negocio físico de los que tienes su correo porque se han inscrito en un programa de fidelización.

Google y Facebook funcionan con esta filosofía: Si te hacen ganar dinero, querrás poner anuncios en su plataforma y les pagarás gustosamente. Para ello disponen de herramientas impresionantes en las que apoyarte. Utilizan herramientas de big data para registrar todo lo que hacemos como usuarios de internet y eso les permite conocernos como si fueran nuestra madre.

Puedes pedirles que pongan un determinado anuncio a los que ya son tus clientes.

También puedes pedirles que pongan ese anuncio a los que no son todavía tus clientes, pero tienen un perfil de intereses similares a tus clientes. Tú no sabes quienes son, pero ellos sí.

Pero eso pasa por enviarle a Google y/o a Facebook tu lista de clientes (los correos electrónicos), y la LOPD y el RGPD no te dejan hacerlo sin un consentimiento de tus clientes. Dicho consentimiento ha de ser informado, explícito (no tácito) y revocable.

Para poder hacer esto, necesitas adaptar el formulario de compra o registro de tu web y además modificar tu política de privacidad añadiéndole un tratamiento de “Publicidad Segmentada”.

Hemos incorporado algunos ejemplos prácticos de estos textos para formularios en nuestra zona de clientes y si tienes alguna duda, estamos a tu disposición.

Foto de Vince Fleming en Unsplash

Entrega de información al presidente de la comunidad de propietarios

Un cliente, administrador de fincas profesional, nos presenta la siguiente duda:

El presidente de una comunidad de propietarios que administra, le ha pedido que le entregue una serie de documentación con datos personales de los propietarios, y el administrador duda de si debe o no hacerlo.

Comentamos nuestro planteamiento:

En una comunidad de propietarios, el representante legal es el presidente.

El presidente ha de ser uno de los propietarios. Generalmente se nombra por turno rotatorio y por periodos cortos de tiempo (habitualmente un año).

Estas circunstancias hacen que normalmente el cargo recaiga sobre personas que carecen de la formación necesaria en gestión, administración de fincas, o protección de datos.

Por ello la sabia decisión que adoptan muchas comunidades de propietarios es contratar un administrador de fincas profesional, que se encargue de toda la gestión de la comunidad, quedando la función del presidente a la mera supervisión del trabajo realizado por el administrador.

En materia de protección de datos de carácter personal, la forma más recomendable es que el administrador sea el único encargado de tratar los datos personales de la comunidad, ya que al ser un cargo profesional y remunerado, recae exclusivamente en él la responsabilidad y el trabajo administrativo, liberando de ambos al presidente.

En algunas ocasiones, el presidente solicita al administrador datos personales que custodia el administrador.

El presidente, es un representante que actúa por delegación. La responsabilidad de sus actuaciones recae directamente sobre la comunidad (que sería la que recibiría una sanción en caso de tratamiento indebido de datos personales).

Es por ello que nuestro criterio recomendado es que ante una solicitud de documentación del presidente, el administrador actúe siguiendo los mismos principios que si la solicitud la realizase cualquier otro propietario. Ya que la responsabilidad del administrador la tiene frente a toda la asamblea de propietarios que lo nombró, no sólo ante el presidente.

El artículo 20 e) de la Ley 49/1960, de 21 de julio, de Propiedad Horizontal, dispone que corresponde al administrador actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

Ahora bien, el acceso de los titulares (propietarios) a la información de la comunidad no es libre ni directo, tal y como explica la Agencia Española de Protección de Datos en su consulta vinculante disponible en esta URL:

https://www.aepd.es/es/preguntas-frecuentes/9-comunidades-de-propietarios/FAQ-0906-puede-tener-acceso-un-propietario-a-los-gastos-de-su-comunidad

El administrador, habitualmente solicita nuestra asistencia como empresa especializada en protección de datos, para valorar cada solicitud de información a fin de determinar si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento.

En caso de que consideremos procedente proporcionar el acceso a la documentación solicitada, el receptor (presidente o propietario) deberá firmar un acuse de recibo en el que se le informe de sus obligaciones y en el que se comprometa a mantener indemne a la Comunidad en caso de incumplimiento de las mismas.

En Adelopd tenemos disponible para cada comunidad de propietarios los formatos recomendados para cada uno de estos procesos:

  • Solicitud de información.
  • Acuse de recibo de documentación

Podemos ser tus especialistas en protección de datos para administradores de fincas.

Apartado postal en aviso legal

Un cliente autónomo nos pregunta si es obligatorio publicar su dirección fiscal en el aviso legal de su sitio web, o si basta con contratar y hacer público un apartado postal en su lugar.

Entendemos y compartimos su preocupación: Nuestro cliente tiene como domicilio fiscal el mismo domicilio particular en el que vive, y lógicamente, el hecho de incluirlo en el aviso legal, representa hacer público su domicilio particular ante cualquier persona que visite su web.

Si nos atenemos al literal de la ley. El contenido informativo mínimo que debe tener un sitio web está regulado en el artículo 10 de la LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico), que dice así:

1. Sin perjuicio de los requisitos que en materia de información se establecen en la normativa vigente, el prestador de servicios de la sociedad de la información estará obligado a disponer de los medios que permitan, tanto a los destinatarios del servicio como a los órganos competentes, acceder por medios electrónicos, de forma permanente, fácil, directa y gratuita, a la siguiente información:

a) Su nombre o denominación social; su residencia o domicilio o, en su defecto, la dirección de uno de sus establecimientos permanentes en España; su dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita establecer con él una comunicación directa y efectiva. […]

Así pues, si queremos cumplir el literal de la ley sí es necesario incluir un domicilio postal y no sirve un apartado postal.

Ahora bien, una solución que te permite salvaguardar tu privacidad es contratar el domicilio en un centro de negocios donde quizá no pongas jamás un pie. Seguramente podrás pactar con ellos que te reenvíen toda la correspondencia, o bien, que te avisen si llega algún correo certificado o burofax y que depositen en el contenedor del papel todo lo demás.

Este servicio es totalmente legal. Al fin y al cabo, el autónomo o la empresa decide si quiere trabajar muchas horas en el centro de negocios o si prefiere “teletrabajar” desde su domicilio el 99.999999% del tiempo.

Hay muchas empresas que ofrecen este servicio. Si buscas “domiciliación de sociedades” encontrarás que hay mucha competencia donde elegir.

¿Es necesario renovar el servicio de protección de datos todos los años?

Una duda frecuente que suelen tener las empresas es si la adecuación a la legislación de protección de datos (nueva LOPD + RGPD) es un trabajo puntual, que se contrata una sola vez, o si es un trabajo recurrente que necesitan renovar.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en su artículo quinto ya establece obligaciones para que cada Responsable del Tratamiento de Datos Personales: «… garantice una seguridad adecuada incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas» y que «El Responsable del Tratamiento … será capaz de demostrar el cumplimiento (responsabilidad proactiva)»

El problema desde un punto de vista práctico viene a la hora de decidir cuáles son las medidas técnicas y organizativas ADECUADAS, ya que en el antiguo reglamento estaban incluidas y en el nuevo reglamento se han dejado fuera a propósito.
¿Por qué no han publicado un reglamento tan concreto como el anterior? Básicamente porque se han dado cuenta que la tecnología corre más que los reglamentos. Y el anterior Reglamento publicado en 2007, se quedó obsoleto a los pocos meses de su entrada en vigor.
Entre 2007 y 2018 una empresa se podía permitir tener una «carpeta LOPD» en la que adaptaba a su empresa las medidas de seguridad «publicadas en el BOE». Si tenía datos de nivel básico, con eso «cubría el expediente».

¿Qué debe hacer ahora una empresa para cumplir la legislación de protección de datos?
La clave nos la da la disposición adicional decimoctava de la nueva LOPD: «Criterios de Seguridad: La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa»

Así pues, la obligación que tiene una empresa es estar pendiente de todas las publicaciones de la AEPD y adaptar aquellas que sean adecuadas a su sector y a su forma de trabajo y esto puede hacerlo de dos maneras.
– Con un empleado en plantilla que asuma esta función.
– Contratando este servicio con una empresa especializada.

De un modo u otro, tenga claro que para cumplir la actual legislación de protección de datos no basta con tener una «carpeta LOPD» en una estantería.  Cada empresa tiene que monitorizar, de manera interna o contratando con un experto externo, todas las publicaciones de la AEPD y trasladar lo que le sea de aplicación a sus protocolos de trabajo, y a las medidas de seguridad, y tenerlo todo documentado para poder demostrar el cumplimiento.

Dirección postal de un profesional

A veces ocurre que como profesional tienes una dirección profesional distinta de la de tu domicilio personal.

En la información que facilitas a los clientes (y a otras personas que te puedan facilitar datos personales, como por ejemplo la que te entrega un CV), específicamente debes informarles de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. En esa información tienes que indicar una dirección postal a donde puedan dirigirse para ejercerlos.

¿Qué ocurre si un buen día decides cambiar de dirección? ¿Cómo pueden saber las personas que te facilitaron sus datos cómo contactar contigo para ejercer sus derechos?

Esa circunstancia está prevista en la Ley Orgánica de Protección de Datos, y por ello, cualquier empresa o profesional, para cumplir la LOPD tiene que inscribir sus ficheros en el Registro General de Protección de Datos (que es público, y accesible desde la página web de la Agencia Española de Protección de Datos).

Si el profesional o la empresa cambian de dirección, tendrán que solicitar a la Agencia de Protección de datos una modificación de sus ficheros para que en Registro General de Protección de datos esté siempre su dirección postal actualizada.

Por ello, como profesional, si cuentas con un establecimiento distinto a tu domicilio donde atiendes a tus clientes, siempre tienes dos opciones:

1) Indicar como dirección postal la del establecimiento
2) Indicar como dirección postal la de tu domicilio.

Puedes poner la que quieras, siempre que esté «operativa» y puedas recibir correspondencia. Siempre teniendo en cuenta que la dirección que indiques será pública por imperativo legal.