por Vicente | Ene 27, 2026 | laboral
El uso del teléfono personal del trabajador en el ámbito laboral es una cuestión recurrente que, mal gestionada, puede derivar en sanciones relevantes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Un ejemplo reciente es la sanción impuesta por utilizar los teléfonos personales de empleados como sistema de doble autenticación sin base legal válida ni medios alternativos profesionales.
A continuación, analizamos qué puede y qué no puede hacer la empresa, a la luz del RGPD y de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
La empresa no puede exigir el teléfono personal del trabajador
La empresa no puede exigir al trabajador que facilite su número de teléfono personal. El tratamiento de este dato no es necesario para la ejecución del contrato de trabajo en la mayoría de los casos, por lo que no queda amparado por el artículo 6.1.b del RGPD.
Además, el artículo 88 del RGPD y el artículo 87 de la LOPDGDD refuerzan la necesidad de respetar la esfera privada del trabajador y el principio de ajenidad de los medios.
Si el trabajador no facilita su teléfono personal y la empresa necesita contactar con él, deberá utilizar exclusivamente los medios profesionales que haya puesto a su disposición:
- Teléfono corporativo
- Correo electrónico profesional
- Intranet o portal del empleado
- Otros sistemas internos de comunicación
En última instancia, y si no existe ningún medio técnico habilitado, la empresa podrá recurrir a una notificación fehaciente, como un burofax enviado al domicilio del trabajador.
Cesión voluntaria del teléfono personal: consentimiento válido
El trabajador puede facilitar voluntariamente su número de teléfono personal, pero en ese caso es imprescindible un consentimiento válido conforme al artículo 6.1.a del RGPD.
Dicho consentimiento deberá:
- Ser libre, específico, informado e inequívoco
- Limitar el uso del teléfono a contactos laborales puntuales y urgentes
- Dejar claro que la negativa o retirada del consentimiento no tendrá consecuencias laborales
- Permitir su retirada en cualquier momento
Así lo exige también el principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD y la doctrina reiterada de la AEPD.
Cuando la empresa necesita contactar de forma operativa
Si la empresa necesita un canal de contacto habitual u operativo —por ejemplo, para recibir códigos de verificación, accesos a aplicaciones o sistemas de doble factor—, no puede utilizar el teléfono personal del trabajador.
En estos casos, debe proporcionar medios profesionales adecuados, tales como:
- Terminal móvil corporativo
- Número de teléfono profesional
- Correo electrónico corporativo
- Sistemas internos de autenticación o mensajería
Utilizar el teléfono personal como herramienta técnica sin alternativa profesional vulnera los artículos 5 y 6 del RGPD y el artículo 90 de la LOPDGDD.
Grupos de WhatsApp o Telegram con teléfonos personales
Incluir el número de teléfono privado del trabajador en un grupo de WhatsApp o Telegram de empresa es, en la práctica, una receta casi segura para una sanción.
Supone una comunicación de datos personales a terceros sin base legal, contraviniendo:
- El principio de licitud (art. 5.1.a RGPD)
- El principio de minimización (art. 5.1.c RGPD)
- Las garantías específicas del entorno laboral (art. 88 RGPD y art. 87 LOPDGDD)
SIM profesional en móvil personal: una alternativa válida
Sí es factible un pacto entre empresa y trabajador para que la empresa proporcione una tarjeta SIM con número profesional que el trabajador instale en su terminal móvil personal.
Para que esta opción sea válida y segura, es imprescindible:
- Una política interna de comunicaciones
- Una política de desconexión digital conforme al artículo 88.3 RGPD y 88 LOPDGDD
- Regular horarios de uso y contactos fuera de jornada
- Prever el apagado o no uso de la SIM fuera del horario laboral
Si la empresa no compensa económicamente al trabajador, será necesario un consentimiento expreso, libre y revocable. No obstante, es altamente recomendable formalizar un acuerdo en el que la empresa abone una cantidad anual como compensación por el uso del dispositivo personal.
Conclusión
El teléfono personal del trabajador no es una herramienta laboral por defecto. Forzar su uso, directa o indirectamente, sin base legal ni medios alternativos, expone a la empresa a sanciones relevantes, como demuestra una reciente actuación de la AEPD, en la que ha sancionado a una empresa con 80.000 euros de multa por solicitar los números de teléfono particulares de sus trabajadores y utilizarlos para recibir SMS con códigos de autorización a un sistema informático de un cliente de la empresa.
La clave está en respetar la voluntariedad, la proporcionalidad y el principio de ajenidad de los medios, pilares claramente reforzados por el RGPD y la LOPDGDD.
por Vicente | Sep 30, 2025 | laboral, SANCIONES, Whatsapp
Un trabajador No está obligado a facilitar a su empresa ni su número de teléfono móvil particular, ni tampoco su correo particular.
El Tribunal Supremo, en 2015 anuló por abusiva una cláusula de un contrato de trabajo en que obligaba al trabajador a facilitar estos datos para comunicaciones laborales de la empresa.
Así pues, con la legislación actual, la empresa sólo puede recabar estos datos (número de teléfono particular y email particular) si el trabajador lo autoriza otorgando su consentimiento libre y voluntario.
Ese consentimiento, podrá ser revocado en cualquier momento por el trabajador, y la empresa deberá suprimir esos datos personales y dejar de utilizarlos.
LVMH Hispania ha sido sancionada con 70.000 euros por incluir en un grupo de Whatsapp de la empresa el teléfono móvil particular de una trabajadora que se había opuesto a seguir utilizándolo para uso empresarial.
El motivo de la sanción ha sido doble: Uno, por tratar datos personales sin una base lícita (la trabjadora había revocado su consentimiento) y otro por no respetar el derecho a la desconexión digital y recibir mensajes a cualquier hora en su teléfono particular.
Si tu empresa necesita utilizar herramientas de comunicación móvil como Whatsapp, Telegram o correo electrónico, tiene básicamente estas opciones:
- Facilitar un terminal y una línea de teléfono móvil y un email corporativo al trabajador.
- Suscribir un acuerdo con el trabajador por el que la empresa subvenciona parte del coste del terminal cada año, y el trabajador utiliza su propio terminal y su propia línea telefónica.
- Solicitar el consentimiento del trabajador (que hemos de poder demostrar que ha sido libre, voluntario y revocable) para utilizar su terminal y su línea telefónica.
Y en cualquier caso, tener un protocolo de derecho a la desconexión digital de los trabajadores.
Estamos a tu disposición si quieres que revisemos la situación de tu empresa y te ayudemos a cumplir la ley y evitar sanciones.
por Vicente | Abr 2, 2024 | laboral
Un cliente nos indica que los representantes de los trabajadores le han pedido que publique en el tablón de anuncios para los trabajadores la Relación Nominal de Trabajadores (RNT), el antiguo TC2 y la Relación de Liquidación de Cotizaciones (RLC), el antiguo TC1 y nos pregunta si está obligado a hacerlo o no.
La Agencia Española de Protección de Datos, en su Guía para las Relaciones Laborales, tiene publicada información relevante a este respecto.
Los representantes de los trabajadores tienen derecho a recabar de la empresa la documentación necesaria para desempeñar la función de control que tienen asignada, y por ello, la empresa está obligada a cederles esta información.
Los representantes de los trabajadores tienen derecho a recibir la RNT, la RLC y la copia básica de cada contrato de trabajo, con objeto de conocer la retribución y ciertos datos que aparecen en el contrato, sin que esto vulnere el derecho a la intimidad del trabajador. En dicha copia básica no deben aparecer los datos ajenos a la situación de trabajo, como es el caso de la situación familiar. Tampoco tienen derecho a solicitar las nóminas de todos los trabajadores.
El convenio colectivo podría contener previsiones específicas, pues al ser fuente reguladora de la relación laboral, podría ampliar el ámbito de la cesión de datos.
Los representantes no pueden publicar estos documentos en un tablón de anuncios de la empresa.
Respecto a la ubicación del tablón de anuncios para uso de los representantes de los trabajadores, cabe tener en cuenta que dicho tablón no puede ubicarse en una zona de acceso libre para clientes o proveedores. Ha de estar en una zona restringida para los trabajadores. Puede ser una zona física o también es válida la publicación en la intranet de la empresa (nunca abierto a todo el mundo y accesible desde internet).
por Vicente | Mar 6, 2023 | laboral
Un cliente nos plantea la posibilidad de instalar un software de control GPS en tiempo real en el teléfono móvil de empresa que proporciona a sus empleados.
La legislación laboral obliga a cada empresa a tratar datos de sus empleados: Para hacerles el contrato, para pagarles la nómina, parar presentar los seguros sociales, etc.
Ahora bien, el tratamiento de otro tipo de datos que no es obligatorio por ley, ha de tener una justificación distinta. Para aclarararlo, la AEPD publicó una Guía de la Protección de Datos en las relaciones laborales
Este tratamiento en concreto (Geolocalización) la AEPD lo aborda en la página 31 de esta guía.
Ahí podemos ver los requisitos para este tratamiento:
Geolocalización (art. 90)
– Tratamientos legitimados en el art .6.1.b RGPD, en relación con las facultades de control
reconocidas al empleador en el art.20.3 del ET
– Informar de forma previa, incluyendo a los representantes
– Minimización de datos: desactivación cuando sea necesario; horas de inicio y fin de la actividad
– Proporcionalidad: necesario por el tipo de actividad
– Informar del ejercicio derechos protección datos: Acceso, rectificación, limitación, supresión
– Requiere una evaluación de impacto sobre la protección de datos.
– Medios proporcionados por la empresa
Para asegurar la compatibilidad de la medida propuesta con el estricto cumplimiento de la legislación de protección de datos es necesario realizar una Evaluación de impacto sobre la protección de datos, que determine, qué puestos de trabajo deberían utilizarla, y en su caso, marque un protocolo de actuación para evitar el tratamiento excesivo de datos personales.
EJEMPLO: Puede ocurrir que un trabajador informe a la empresa que va al médico. Para justificar las horas deberá aportar un justificante médico de asistencia. En ese tiempo es importante que desactive la función de geolocalización, de otro modo, quedaría registrado que ha estado dos horas en el Instituto de Oncología, aportando datos excesivos que la empresa no necesita y no debería tratar.
por Vicente | Feb 1, 2018 | laboral, Reglamento Protección de Datos
¿Debería pagar una empresa por los actos de sus empleados?
Casos como este han ocurrido varias veces en los últimos años:
- Una clienta compra un producto a una tienda online en la que confía.
- La tienda online contrata el envío con una empresa de logística.
- Un empleado de la empresa de logística entrega el paquete a la clienta.
- Al poco tiempo después, el empleado utiliza los datos de la clienta para ponerse en contacto con ella vía whatsapp para «ligar con ella».
Este es un claro ejemplo de mal uso de los datos de carácter personal.
La clienta entregó sus datos a la tienda online con una finalidad: Comprar un producto que le interesaba.
La tienda online encargó el tratamiento de los datos de su clienta a una empresa de logística con una finalidad: Que le entregasen el producto que la clienta había comprado.
Si la clienta se siente molesta con el «empleado ligón» y denuncia estos hechos a la Agencia de Protección de Datos, el resultado previsto es el siguiente:
1) Si la empresa a la que la clienta compró (la tienda online) puede acreditar que tiene debidamente implantada la protección de datos, tendrá firmado un contrato de «Encargado del Tratamiento» con la empresa de logística, pudiendo derivar la responsabilidad hacia esta última. De no ser así la tienda online se enfrenta a una importante sanción.
2) Si la empresa de logística puede acreditar que tiene debidamente implantada la protección de datos, tendrá un documento de confidencialidad y tratamiento de datos firmado por el «empleado ligón» (y por todos los demás) y le podrá demostrar a la AGPD que el único responsable de esa acción es el «empleado ligón». La empresa deberá sancionarlo por la vía disciplinaria laboral (con amonestación o despido), pero la empresa no debería recibir ninguna sanción, puesto que ha tomado las medidas necesarias ANTES de que ocurriera. De no ser así, la empresa logística se enfrenta a una importante sanción.
Este tratamiento indebido de datos acabará mal para el infractor directo (el «empleado ligón»), y puede acabar mal también para otras dos empresas: Su empleador (la empresa de logística) y la tienda online donde la clienta realizó la compra, si no tienen bien implantado un sistema de gestión de la protección de datos.
Un buen sistema de gestión de la protección de datos es la única manera de poner cortafuegos ante las acciones de «empleados ligones», «empleados cotillas», «empleados desleales» y otras especies similares.
por Vicente | Ago 6, 2014 | laboral, VIDEOVIGILANCIA
Hoy queremos comentar una sentencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo. Los hechos son:
1) La empresa (un supermercado) instala cámaras que enfocan a las cajas registradoras, e informa a los trabajadores que su finalidad es «evitar robos de terceros».
2) Unos años después, una de las cajeras coopera en la sustracción de productos a la empresa, permitiendo que su pareja se lleve un carro lleno de productos, sin pasar por el escáner, Esta actividad es captada por las cámaras.
3) Utilizando la grabación como medio de prueba, la empresa despide a la cajera.
4) Después de varios recursos, el Tribunal Supremo declara el despido NULO y obliga a readmitir a la cajera y a pagarle todos los salarios de tramitación. El motivo: NO SE INFORMÓ A LOS TRABAJADORES DE QUE, UNA DE LAS FINALIDADES DEL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA ERA «EL CONTROL DE LA ACTIVIDAD LABORAL», por ello la prueba es nula.
De ahí la enorme importancia de redactar adecuadamente la cláusula informativa para los trabajadores.
Tienen acceso a la sentencia completa haciendo click aquí.
