El uso del teléfono personal del trabajador en el ámbito laboral es una cuestión recurrente que, mal gestionada, puede derivar en sanciones relevantes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Un ejemplo reciente es la sanción impuesta por utilizar los teléfonos personales de empleados como sistema de doble autenticación sin base legal válida ni medios alternativos profesionales.
A continuación, analizamos qué puede y qué no puede hacer la empresa, a la luz del RGPD y de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
La empresa no puede exigir el teléfono personal del trabajador
La empresa no puede exigir al trabajador que facilite su número de teléfono personal. El tratamiento de este dato no es necesario para la ejecución del contrato de trabajo en la mayoría de los casos, por lo que no queda amparado por el artículo 6.1.b del RGPD.
Además, el artículo 88 del RGPD y el artículo 87 de la LOPDGDD refuerzan la necesidad de respetar la esfera privada del trabajador y el principio de ajenidad de los medios.
Si el trabajador no facilita su teléfono personal y la empresa necesita contactar con él, deberá utilizar exclusivamente los medios profesionales que haya puesto a su disposición:
- Teléfono corporativo
- Correo electrónico profesional
- Intranet o portal del empleado
- Otros sistemas internos de comunicación
En última instancia, y si no existe ningún medio técnico habilitado, la empresa podrá recurrir a una notificación fehaciente, como un burofax enviado al domicilio del trabajador.
Cesión voluntaria del teléfono personal: consentimiento válido
El trabajador puede facilitar voluntariamente su número de teléfono personal, pero en ese caso es imprescindible un consentimiento válido conforme al artículo 6.1.a del RGPD.
Dicho consentimiento deberá:
- Ser libre, específico, informado e inequívoco
- Limitar el uso del teléfono a contactos laborales puntuales y urgentes
- Dejar claro que la negativa o retirada del consentimiento no tendrá consecuencias laborales
- Permitir su retirada en cualquier momento
Así lo exige también el principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD y la doctrina reiterada de la AEPD.
Cuando la empresa necesita contactar de forma operativa
Si la empresa necesita un canal de contacto habitual u operativo —por ejemplo, para recibir códigos de verificación, accesos a aplicaciones o sistemas de doble factor—, no puede utilizar el teléfono personal del trabajador.
En estos casos, debe proporcionar medios profesionales adecuados, tales como:
- Terminal móvil corporativo
- Número de teléfono profesional
- Correo electrónico corporativo
- Sistemas internos de autenticación o mensajería
Utilizar el teléfono personal como herramienta técnica sin alternativa profesional vulnera los artículos 5 y 6 del RGPD y el artículo 90 de la LOPDGDD.
Grupos de WhatsApp o Telegram con teléfonos personales
Incluir el número de teléfono privado del trabajador en un grupo de WhatsApp o Telegram de empresa es, en la práctica, una receta casi segura para una sanción.
Supone una comunicación de datos personales a terceros sin base legal, contraviniendo:
- El principio de licitud (art. 5.1.a RGPD)
- El principio de minimización (art. 5.1.c RGPD)
- Las garantías específicas del entorno laboral (art. 88 RGPD y art. 87 LOPDGDD)
SIM profesional en móvil personal: una alternativa válida
Sí es factible un pacto entre empresa y trabajador para que la empresa proporcione una tarjeta SIM con número profesional que el trabajador instale en su terminal móvil personal.
Para que esta opción sea válida y segura, es imprescindible:
- Una política interna de comunicaciones
- Una política de desconexión digital conforme al artículo 88.3 RGPD y 88 LOPDGDD
- Regular horarios de uso y contactos fuera de jornada
- Prever el apagado o no uso de la SIM fuera del horario laboral
Si la empresa no compensa económicamente al trabajador, será necesario un consentimiento expreso, libre y revocable. No obstante, es altamente recomendable formalizar un acuerdo en el que la empresa abone una cantidad anual como compensación por el uso del dispositivo personal.
Conclusión
El teléfono personal del trabajador no es una herramienta laboral por defecto. Forzar su uso, directa o indirectamente, sin base legal ni medios alternativos, expone a la empresa a sanciones relevantes, como demuestra una reciente actuación de la AEPD, en la que ha sancionado a una empresa con 80.000 euros de multa por solicitar los números de teléfono particulares de sus trabajadores y utilizarlos para recibir SMS con códigos de autorización a un sistema informático de un cliente de la empresa.
La clave está en respetar la voluntariedad, la proporcionalidad y el principio de ajenidad de los medios, pilares claramente reforzados por el RGPD y la LOPDGDD.
