El uso del teléfono personal del trabajador en el ámbito laboral es una cuestión recurrente que, mal gestionada, puede derivar en sanciones relevantes por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Un ejemplo reciente es la sanción impuesta por utilizar los teléfonos personales de empleados como sistema de doble autenticación sin base legal válida ni medios alternativos profesionales.
A continuación, analizamos qué puede y qué no puede hacer la empresa, a la luz del RGPD y de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
La empresa no puede exigir el teléfono personal del trabajador
La empresa no puede exigir al trabajador que facilite su número de teléfono personal. El tratamiento de este dato no es necesario para la ejecución del contrato de trabajo en la mayoría de los casos, por lo que no queda amparado por el artículo 6.1.b del RGPD.
Además, el artículo 88 del RGPD y el artículo 87 de la LOPDGDD refuerzan la necesidad de respetar la esfera privada del trabajador y el principio de ajenidad de los medios.
Si el trabajador no facilita su teléfono personal y la empresa necesita contactar con él, deberá utilizar exclusivamente los medios profesionales que haya puesto a su disposición:
Teléfono corporativo
Correo electrónico profesional
Intranet o portal del empleado
Otros sistemas internos de comunicación
En última instancia, y si no existe ningún medio técnico habilitado, la empresa podrá recurrir a una notificación fehaciente, como un burofax enviado al domicilio del trabajador.
Cesión voluntaria del teléfono personal: consentimiento válido
El trabajador puede facilitar voluntariamente su número de teléfono personal, pero en ese caso es imprescindible un consentimiento válido conforme al artículo 6.1.a del RGPD.
Dicho consentimiento deberá:
Ser libre, específico, informado e inequívoco
Limitar el uso del teléfono a contactos laborales puntuales y urgentes
Dejar claro que la negativa o retirada del consentimiento no tendrá consecuencias laborales
Permitir su retirada en cualquier momento
Así lo exige también el principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD y la doctrina reiterada de la AEPD.
Cuando la empresa necesita contactar de forma operativa
Si la empresa necesita un canal de contacto habitual u operativo —por ejemplo, para recibir códigos de verificación, accesos a aplicaciones o sistemas de doble factor—, no puede utilizar el teléfono personal del trabajador.
En estos casos, debe proporcionar medios profesionales adecuados, tales como:
Terminal móvil corporativo
Número de teléfono profesional
Correo electrónico corporativo
Sistemas internos de autenticación o mensajería
Utilizar el teléfono personal como herramienta técnica sin alternativa profesional vulnera los artículos 5 y 6 del RGPD y el artículo 90 de la LOPDGDD.
Grupos de WhatsApp o Telegram con teléfonos personales
Incluir el número de teléfono privado del trabajador en un grupo de WhatsApp o Telegram de empresa es, en la práctica, una receta casi segura para una sanción.
Supone una comunicación de datos personales a terceros sin base legal, contraviniendo:
El principio de licitud (art. 5.1.a RGPD)
El principio de minimización (art. 5.1.c RGPD)
Las garantías específicas del entorno laboral (art. 88 RGPD y art. 87 LOPDGDD)
SIM profesional en móvil personal: una alternativa válida
Sí es factible un pacto entre empresa y trabajador para que la empresa proporcione una tarjeta SIM con número profesional que el trabajador instale en su terminal móvil personal.
Para que esta opción sea válida y segura, es imprescindible:
Una política interna de comunicaciones
Una política de desconexión digital conforme al artículo 88.3 RGPD y 88 LOPDGDD
Regular horarios de uso y contactos fuera de jornada
Prever el apagado o no uso de la SIM fuera del horario laboral
Si la empresa no compensa económicamente al trabajador, será necesario un consentimiento expreso, libre y revocable. No obstante, es altamente recomendable formalizar un acuerdo en el que la empresa abone una cantidad anual como compensación por el uso del dispositivo personal.
Conclusión
El teléfono personal del trabajador no es una herramienta laboral por defecto. Forzar su uso, directa o indirectamente, sin base legal ni medios alternativos, expone a la empresa a sanciones relevantes, como demuestra una reciente actuación de la AEPD, en la que ha sancionado a una empresa con 80.000 euros de multa por solicitar los números de teléfono particulares de sus trabajadores y utilizarlos para recibir SMS con códigos de autorización a un sistema informático de un cliente de la empresa.
La clave está en respetar la voluntariedad, la proporcionalidad y el principio de ajenidad de los medios, pilares claramente reforzados por el RGPD y la LOPDGDD.
Un trabajador No está obligado a facilitar a su empresa ni su número de teléfono móvil particular, ni tampoco su correo particular.
El Tribunal Supremo, en 2015 anuló por abusiva una cláusula de un contrato de trabajo en que obligaba al trabajador a facilitar estos datos para comunicaciones laborales de la empresa.
Así pues, con la legislación actual, la empresa sólo puede recabar estos datos (número de teléfono particular y email particular) si el trabajador lo autoriza otorgando su consentimiento libre y voluntario.
Ese consentimiento, podrá ser revocado en cualquier momento por el trabajador, y la empresa deberá suprimir esos datos personales y dejar de utilizarlos.
LVMH Hispania ha sido sancionada con 70.000 euros por incluir en un grupo de Whatsapp de la empresa el teléfono móvil particular de una trabajadora que se había opuesto a seguir utilizándolo para uso empresarial.
El motivo de la sanción ha sido doble: Uno, por tratar datos personales sin una base lícita (la trabjadora había revocado su consentimiento) y otro por no respetar el derecho a la desconexión digital y recibir mensajes a cualquier hora en su teléfono particular.
Si tu empresa necesita utilizar herramientas de comunicación móvil como Whatsapp, Telegram o correo electrónico, tiene básicamente estas opciones:
Facilitar un terminal y una línea de teléfono móvil y un email corporativo al trabajador.
Suscribir un acuerdo con el trabajador por el que la empresa subvenciona parte del coste del terminal cada año, y el trabajador utiliza su propio terminal y su propia línea telefónica.
Solicitar el consentimiento del trabajador (que hemos de poder demostrar que ha sido libre, voluntario y revocable) para utilizar su terminal y su línea telefónica.
Y en cualquier caso, tener un protocolo de derecho a la desconexión digital de los trabajadores.
Estamos a tu disposición si quieres que revisemos la situación de tu empresa y te ayudemos a cumplir la ley y evitar sanciones.
Se está extendiendo un tipo de estafa en la que caen muchas más personas de las que te imaginas. Funciona así: Un amigo, cliente o proveedor tuyo contacta contigo y te pide un sencillo favor, que le reenvíes un código que te va a entrar por Whatsapp. Es un favor sencillo y que cuesta poco. En cuanto le indiques el código pasará esto: 1) Se hará con el control de tu whatsapp. 2) Recuperará la lista de tus contactos con los que has chateado recientemente. 3) Se hará pasar por ti, y hará una de estas cosas: * Repetirá el truco para ver si alguno de tus contactos pica y se hace también con el control de su Whatsapp. * Les dirá que eres tú, y les pedirá por favor que le envíen una transferencia urgente o un bizum porque estás en un apuro. – Algunos de tus contactos y amigos le enviarán su código o su dinero pensando que te ayudan a ti. Al fin y al cabo los mensajes los reciben desde tu número de Whatsapp y no tienen porqué desconfiar.
Desconfía SIEMPRE del que te pida un favor de este tipo y si te pide dinero una persona de tu confianza, llámale y habla para ver si reconoces su voz y te ratifica la petición.
NOTA IMPORTANTE: Si tu teléfono lo utilizas profesionalmente, y tus contactos son tus clientes y proveedores, además del desprestigio, supone una brecha de datos personales que tendrás que valorar si comunicar a la AEPD y avisar a tus clientes.
Una clienta nos informa que va a cambiar de ordenador y que ya no necesita el ordenador viejo y nos pregunta qué debe hacer para cumplir la LOPD.
En un ordenador de trabajo tenemos datos personales de clientes, proveedores, trabajadores de nuestra empresa, etc…
Para cumplir la LOPD tenemos que asegurarnos que una vez que el ordenador deje de estar bajo nuestro control, no contenga ninguno de estos datos personales, ni otros datos confidenciales.
La primera solución que se nos ocurre es eliminar las carpetas que contengan esos archivos, y a continuación vaciar la papelera de reciclaje.
Otra posibilidad es formatear el disco duro que contiene la información, aunque ello a veces representa volver a instalar el sistema operativo.
Si la persona que recibe el ordenador no es maliciosa, con eso bastaría. Pero si el ordenador llega a manos de alguien con más mala intención, puede utilizar programas de recuperación de archivos borrados y restaurar una buena parte de la información que hemos eliminado.
Para evitarlo, existen programas de BORRADO SEGURO de información de un disco duro.
Puedes buscar «Software de borrado seguro para Windows» (o Mac o Linux) y encontrarás distintas alternativas. Todos esos programas no se limitan a eliminar los enlaces a los documentos en la tabla de archivos del disco duro, sino que localizan dónde están esos archivos y realizan múltiples escrituras de datos para eliminar físicamente todo vestigio de los archivos que están eliminando.
Es un proceso más lento, pero en la práctica casi tan seguro como destruir físicamente el disco duro que contenía los datos que queremos eliminar.
Una alternativa que viene de serie en el sistema operativo Windows es el programa «Cipher.exe» que permite cifrar datos, pero también tiene una opción de borrado seguro.
Si utilizas el comando CMD para invocar la interfaz de comandos de windows y desde allí buscas la carpeta que quieres eliminar de forma segura, lo puedes hacer de forma sencilla.
Por ejemplo, si tu usuario de Windows se llama «pepe» seguramente tendrás todos los documentos, imágenes, en c:\Users\Pepe Si te sitúas en la carpeta c:\Users e invocas el comando «cipher /w:Pepe», borrarás de forma segura todos los archivos guardados en ese perfil de usuario. (Descargas, documentos, imágenes, etc),
La ventaja de utilizar esta herramienta es que te proporciona mucha más seguridad que eliminar los archivos y vaciar la papelera, pero no necesitas instalar nada (cipher viene de serie en Windows) y no tienes que formatear el disco y volver a instalar el sistema operativo y las aplicaciones desde cero.
Si deseas aún más seguridad, tienes que realizar un borrado seguro de todo el disco duro. Para ello existen herramientas open source como DBAN que pueden ejecutarse desde USB arrancables.
Un cliente nos pregunta si arrendador de una vivienda está obligado a recoger y comunicar a las autoridades los datos de los inquilinos, según el RD 933/2021
Vamos a diferenciar el alquiler de vivienda de temporada del alquiler de vivienda de uso turístico.
Veamos las diferencias entre ambos:
1. Alquiler de temporada (no turístico)
Definición:
Regulado por la Ley 29/1994, de 24 de noviembre, de Arrendamientos Urbanos (LAU), artículo 3.2.
Es el alquiler de una vivienda por un periodo determinado para un uso distinto al de vivienda habitual (por ejemplo, por motivos laborales, estudios o vacaciones).
Características:
Duración: Temporal, sin que el inquilino establezca su residencia habitual en el inmueble.
Finalidad: Puede ser para ocio, trabajo, estudios, o cualquier uso temporal no vinculado exclusivamente a actividades turísticas.
Exclusión del ámbito turístico: No se promociona a través de canales turísticos (como Airbnb, Booking, etc.), ni se ofrecen servicios adicionales como limpieza diaria, recepción o atención al cliente.
Normativa aplicable:
Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU): Este tipo de alquiler se rige por lo pactado entre las partes, y subsidiariamente por la normativa general de la LAU.
No requiere el cumplimiento de normativas específicas de viviendas de uso turístico ni el alta en registros turísticos autonómicos.
2. Viviendas de uso turístico
Definición:
Reguladas por las normativas de cada Comunidad Autónoma (no por la LAU).
Son viviendas que se alquilan de forma habitual o reiterada con fines turísticos y que se promocionan en canales turísticos.
Características:
Duración: Estancias de corta duración (normalmente días o semanas).
Finalidad: Exclusivamente turística, orientada a personas que buscan alojamiento por ocio o turismo.
Promoción: Se alquilan a través de canales turísticos (plataformas como Airbnb, Booking, etc.).
Servicios adicionales: Pueden incluir servicios propios del sector hotelero (limpieza, recepción, etc.).
Normativa aplicable:
Cada Comunidad Autónoma regula las viviendas de uso turístico, estableciendo requisitos específicos como la obligatoriedad de registro, placas identificativas, y comunicación de datos a las fuerzas de seguridad (Real Decreto 933/2021).
¿Cuándo se considera un alquiler de temporada como uso turístico?
Un alquiler de temporada puede considerarse uso turístico si cumple con las siguientes condiciones:
Se promociona en canales turísticos.
Se ofrece de forma habitual o reiterada.
Incluye servicios propios del alojamiento turístico.
Si no cumple estas condiciones, seguirá estando bajo el régimen de la LAU y no se considerará uso turístico.
Conclusión:
El alquiler de temporada no se considera automáticamente uso turístico, pero puede clasificarse como tal si se promociona para fines turísticos y cumple con los requisitos establecidos por las normativas autonómicas. Por lo tanto, es importante analizar cada caso en función de la finalidad del alquiler y los canales a través de los cuales se ofrece la vivienda.
En caso de que se considere de uso turístico, el gestor del mismo deberá tener en cuenta la obligación de recabar datos personales establecida en el Real Decreto 933/2021.
En ese caso, la regulación del inmueble no será la Ley de Arrendamientos Urbanos sino la legislación autonómica aplicable dependiendo de la ubicación del inmueble. En España, la legislación autonómica aplicable A continuación, detallamos algunas de las principales regulaciones autonómicas:
Andalucía: Decreto 28/2016, de 2 de febrero, de las viviendas con fines turísticos.
Aragón: Decreto 80/2015, de 5 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de las viviendas de uso turístico en Aragón.
Asturias: Decreto 48/2016, de 10 de agosto, de viviendas vacacionales y viviendas de uso turístico.
Baleares: Ley 6/2017, de 31 de julio, del alquiler turístico de viviendas.
Canarias: Decreto 113/2015, de 22 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de las viviendas vacacionales de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Cantabria: Decreto 225/2019, de 28 de noviembre, por el que se regulan las viviendas de uso turístico en la Comunidad Autónoma de Cantabria.
Castilla y León: Decreto 3/2017, de 16 de febrero, por el que se regulan las viviendas de uso turístico en Castilla y León.
Castilla-La Mancha: Decreto 36/2018, de 29 de mayo, por el que se regulan las viviendas de uso turístico en Castilla-La Mancha.
Cataluña: Decreto 75/2020, de 4 de agosto, de turismo de Cataluña.
Comunidad Valenciana: Decreto 10/2021, de 22 de enero, del Consell, de regulación de las viviendas de uso turístico de la Comunitat Valenciana.
Extremadura: Ley 2/2011, de 31 de enero, de desarrollo y modernización del turismo de Extremadura.
Galicia: Decreto 12/2017, de 26 de enero, por el que se regulan los establecimientos de alojamiento turístico y las viviendas de uso turístico en la Comunidad Autónoma de Galicia.
Madrid: Decreto 79/2014, de 10 de julio, por el que se regulan los apartamentos turísticos y las viviendas de uso turístico de la Comunidad de Madrid.
Murcia: Decreto n.º 256/2019, de 10 de octubre, por el que se regulan las viviendas de uso turístico en la Región de Murcia.
Navarra: Decreto Foral 230/2011, de 26 de octubre, por el que se regulan los apartamentos turísticos y las viviendas turísticas en la Comunidad Foral de Navarra.
País Vasco: Decreto 101/2018, de 3 de julio, de viviendas y habitaciones de uso turístico en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
La Rioja: Decreto 10/2017, de 17 de marzo, por el que se regulan las viviendas de uso turístico en la Comunidad Autónoma de La Rioja.
Además de estas regulaciones autonómicas, muchos ayuntamientos han establecido ordenanzas municipales que afectan al alquiler vacacional, especialmente en zonas con alta afluencia turística. Por ejemplo, el Ayuntamiento de Barcelona ha implementado el Plan Especial Urbanístico de Alojamientos Turísticos (PEUAT), que regula la implantación de alojamientos turísticos en la ciudad.
Es fundamental que los propietarios interesados en ofrecer alquileres vacacionales consulten tanto la normativa autonómica como las ordenanzas municipales correspondientes a su localidad para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos legales.
